База учебников, документов и методических разработок

Воспользуйтесь поиском и введите свой вопрос в форме ниже!

Документационное обеспечение управления

Настоящие методические указания по выполнению практических работ по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены для сту-дентов очной формы обучения для специальностей 38.02.01 Экономика и бухгал-терский учет (по отраслям), 09.02.05 Прикладная информатика (по отраслям), 21.02.05 Земельно-имущественные отношения.
Цель практических занятий – закрепление студентами теоретических знаний лекционного курса и приобретение ими практических умений составления и оформления управленческих документов.
Тематика работ предполагает обращение к следующим темам дисциплины: «Правила оформления документов», «Система организационно-правовой докумен-тации», «Система распорядительной документации», «Система информационно-справочной документации», «Служебная переписка».
В результате выполнения практических работ студенты должны знать:
 классификацию документов;
 требования к составлению и оформлению документов;
уметь:
 оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий.

Выполнение практических работ основано на самостоятельной работе сту-дентов по изучению лекционного курса, нормативно-методических документов, учебных пособий, рекомендованных преподавателем.

Основы менеджмента и маркетинга (раб. тетрадь).
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1
КОНСТРУИРОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Цель работы: приобретение навыков оформления отдельных реквизитов документов и конструирования бланков организации.

В результате выполнения практической работы студенты должны:
 знать основные реквизиты документов;
 уметь оформлять реквизиты документов;
 уметь определять реквизиты в документе;
 уметь конструировать бланки организации.

Задания:
1. Оформите следующие реквизиты:
1. Документ составлен на заводе ОАО «Океан», который относится к Мини-стерству рыбного хозяйства РФ. Завод находится в г. Мурманске по адресу: ул. Горького, 23. Телефон: 23-45-06, факс: 23-45-07. Оформите реквизиты «наимено-вание организации» и «справочные данные об организации», используя угловой вариант расположения.
2. Письмо отправляют в несколько организаций, адресуют дилерам ОАО «Бу-ровое оборудование» по Южному федеральному округу. Оформите реквизит «ад-ресат».
3. Письмо адресуют физическому лицу: Гололобову А.Н., проживающему по адресу ул. Садовая, д. 5, кв. 44, г. Липки Тульской области, 301264. Оформите рек-визит «адресат».
4. Комитет по труду при администрации Волгоградской области РФ существует по адресу: 400131, ул. Рокоссовского,10. Телефон организации: (8442)32-97-83. ОКПО 50945576, ОГРН 1033349923974, ИНН/КПП 3445746353/344010980. Офор-мите реквизиты «наименование организации», «справочные данные организации», «код организации», «ОГРН», «ИНН/КПП».
5. Документ утвержден директором ЗАО «Торговый дом ЗИЛ» В.П. Шрамовым 25.04.2006. Оформите реквизит «гриф утверждения» (центрированный вариант).
6. Типовая инструкция утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.1.2000 за № 68. Оформите реквизит «гриф утверждения» (флаговый вариант).
7. Письмо было отправлено из организации 16.07.06 за № 221-02/16 в ответ на письмо от 08.07.06 за № 435/122. Оформите реквизиты «дата, регистрационный номер», «ссылка на дату и регистрационный номер».
8. В организацию поступило письмо, сообщающее о появлении новой продук-ции. Директор Иванов И.В. передает письмо для информации Фомину М.Н. 15.10.2007. Оформите реквизит «резолюция».
9. Письмо имеет типовые сроки исполнения, оформите реквизит «резолюция» (данные см. в предыдущем задании).
10. Министерство труда и социального развития РФ (Минтруд России) издает постановление от 3 декабря 2005 г. за № 45 «Об утверждении типовых форм дого-воров о материальной ответственности». Документ издан в г. Москве. Оформите следующие реквизиты: «наименование организации», наименование вида докумен-та», «дата, «регистрационный номер», «место издания документа», «заголовок к тексту», используя продольный вариант расположения.

2. Определите, какие реквизиты представлены в данном документе. Ука-жите реквизиты, придающие юридическую силу документу.

Открытое акционерное общество
«Технологии 21 века» Генеральному директору
ООО «Новострой»
А.Н. Старцеву
Ул. Никольская, 5, Москва, 123456
Тел./факс: (495) 11-22-33
ОКПО 37448854, ОГРН 109934938277 ИНН/КПП 3323492933/553211191
09.03.2007 _____№ 2/02-15______
На № ___________от ___________ Степанову А.В.
Проанализировать новые возможности автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы к 29.03.2007
Антонов 15.03.2007

О выходе новой версии системы
автоматизации складского учета «Склад»

Уважаемый Анатолий Николаевич!
Сообщаем Вам о выходе новой версии автоматизации складского учета «Склад», а также направляем Вам CD-диск с модулем обновления и инструкцией по проведению об-новления.

Приложения: 1. Инструкция по проведению обновления системы автоматизации
складского учета «Склад» на 4 л. в 1 экз.
2. CD-диск с модулем обновления в 1 экз.

Управляющий директор Соболев Н.Г. Соболев

ООО «Новострой»
Е.Н. Воскресенская Вх. № ____42____
111-22-64 От __15.03.2007_

3. Оформите общий бланк организации (продольный вариант расположения реквизитов), используя следующие данные:
МВД России, УВД г. Волгограда, Управление внутренних дел Центрального района г. Волгограда (УВД Центрального района г. Волгограда).
4. Оформите бланк приказа (угловой вариант расположения реквизитов), ис-пользуя следующие данные:
Московский государственный университет, экономический факультет, Центр по изучению проблем народонаселения.
5. Оформите бланк письма (угловой и продольный вариант), используя сле-дующие данные:
Государственное унитарное предприятие, Управление эксплуатации и хозяйствен-ного обслуживания, 119115, Москва, Солнцевский проспект, 25, корп. 5, тел. 143-90-97, факс 932-60-70, ОКНО 03842088, ОГРН 1037700388796, ИНН/КПП 7709703314/7710020011.

Контрольные вопросы:
1. Какой состав реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30 – 2003?
2. Какие существуют способы расположения реквизитов?
3. Какие реквизиты относятся к обязательным?
4. Какие реквизиты относятся к дополнительным?
5. Назовите реквизиты, придающие документу юридическую силу.
6. Какие существуют виды бланков?
7. Что представляет собой формуляр, формуляр-образец?
8. Назовите отличия общего бланка от бланка письма.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2
СОСТАВЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СПЕЦИАЛИСТА

Цель работы: приобретение навыков в оформлении должностной инструк-ции специалиста, изучение тарифно-квалификационных характеристик.

В результате выполнения практической работы студенты должны:
 знать основные реквизиты должностной инструкции;
 знать порядок подписания, согласования, утверждения инструкции, её на-значение;
 уметь разрабатывать должностную инструкцию указанного специалиста.

Задания:
1. Изучите Квалификационный справочник должностей руководителей, спе-циалистов и других служащих, ознакомьтесь с должностными обязанностями специалиста (экономиста, бухгалтера, специалиста по земельным отношени-ям).
2. Используя Квалификационный справочник, разработайте должностную инструкцию специалиста (права работника, функции, ответственность, взаимоотношения), работающего в следующей организации:
Общество с ограниченной ответственностью «Медиа-проект» (ООО «Медиа-проект»), генеральный директор М.Ю. Шишков.

Контрольные вопросы:
1. Каково назначение должностной инструкции?
2. Назовите основные разделы текста инструкции.
3. Перечислите реквизиты должностной инструкции.
4. Кто подписывает должностную инструкцию?
5. С каким должностным лицом согласовывается текст инструкции?
6. С какого момента должностная инструкция вступает в силу?

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3
ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цель работы: приобретение навыков в оформлении распорядительных до-кументов учреждения.

В результате выполнения практической работы студенты должны:
 знать реквизиты ОРД, правила оформления распорядительных документов;
 знать порядок подписания и согласования распорядительных документов;
 уметь оформлять распорядительные документы.

Задания:
1. Оформите приказ, используя следующие данные:
Муниципальное унитарное предприятие (МУП) «Ресурсы-ЮГ» (Ростов-на-Дону), Директор С.Н. Михайличенко. Секретарь С.В. Вишнякова.
В связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха № 3 необходимо при-влечь к сверхурочной работе работников цеха № 3 — начальника цеха Петрова М.И., мастера пуско-наладочного участка Зайцева С.С., слесаря-наладчика Рыбакова В.П. Начальнику ремонтно-технической службы Д.И. Макарову организовать ремонт-ные работы в цехе. Срок исполнения – 15.02.2005. Главному бухгалтеру Гладыше-вой Н.П. оплатить сверхурочную работу вышеуказанным работникам в соответст-вии с утвержденным в МУП «Ресурсы-ЮГ» Положением об оплате труда.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
2. Оформите выписку из предыдущего приказа для начальника ремонтно-технической службы Д.И. Макарова.
3. Оформите распоряжение, используя следующие данные:
ЗАО «Конверсия», Первомайский филиал (г. Волгоград), директор Р.П. Исаев.
В связи с вводом в промышленную эксплуатацию АРМ «Подотчетные лица» необ-ходимо всем подотчетным лицам филиала осуществлять движение имущества че-рез АРМ «Подотчетные лица» с 11.02.2008; копии отчетов предоставлять до 15 числа ежемесячно в бухгалтерию филиала. Контроль за исполнением возлагается на бухгалтера Романову Т.П.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Контрольные вопросы:
1. Дайте определение приказа (распоряжения), решения (постановления).
2. Назовите отличия приказа от решения.
3. Что включает в себя текст распорядительного документа по основной деятельно-сти?
4. Какими словами разделяются констатирующая и распорядительная части в ре-шениях, приказах, распоряжениях, указаниях?
5. Где размещается виза согласования на приказе, распоряжении?

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4
ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

Цель работы: приобретение навыков в оформлении протокола.

В результате выполнения практической работы студенты должны:
 знать реквизиты протокола;
 знать особенности оформления и подписания данного документа;
 уметь составлять протокол, выписку из протокола.

Задания:
1.Оформите протокол, используя следующие данные:
Министерство образования РФ. Москва. Протокол заседания экспертной комиссии.
Председатель – А.В.Иванов, секретарь – Н.А.Овчинникова. Присутствовали: 15 че-ловек.
На повестке дня следующие вопросы: 1. О рассмотрении сводной номенклатуры дел Министерства образования РФ. Информация зав. общим отделом А.С.Слуцкой. 2. О подготовке документов к передаче на государственное хранение. Информация зав. архивом В.И.Беловой.
СЛУШАЛИ: Слуцкую А.С. – Информация прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Соловьева В.М. (зав. архивом) – Номенклатура дел министерства подготовлена на основании номенклатур дел, разработанных структурными подразделениями. Все подразделе-ния министерства представили номенклатуры в установленные сроки. В этих но-менклатурах полно отражен комплекс документов, откладывающихся в деятельно-сти подразделений, учтены требования, предъявляемые к формированию дел и составлению заголовков, включенных в номенклатуру. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одоб-рить номенклатуру дел министерства на 2008 год. 2. Представить номенклатуру дел на согласование в Государственный архив РФ. СЛУШАЛИ: Белову В.Н. – В ходе подготовки документов к передаче на государственное хранение были выделены к уничтожению как имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы за 2003-2008 гг. Экспертиза проводилась в соот-ветствии с «Перечнем…». За эти же годы подготовлены для утверждения описи дел постоянного хранения. ВЫСТУПИЛИ: Грачева Н.А. – Текст выступления при-лагается. ПОСТАНОВИЛИ:1. Одобрить акт от 20.12.2008 № 11 о выделении к уничтожению описи дел постоянного хранения.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

2. Оформите выписку из предыдущего протокола по второму вопросу повестки дня.

Контрольные вопросы:
1. В каких случаях оформляется протокол?
2. Перечислите реквизиты протокола.
3. Кто подписывает протокол?
4. Из каких частей состоит текст протокола?
5. Какая информация представлена во вводной части протокола?
6. Каким образом стоится основная часть протокола?
7. Какие виды протоколов существуют?

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 5
ОФОРМЛЕНИЕ АКТА

Цель работы: приобретение навыков в оформлении акта.

В результате выполнения практической работы студенты должны:
 знать реквизиты акта;
 знать особенности оформления и подписания данного документа;
 уметь составлять акт.

Задания:
1. Оформите акт, используя следующие данные:
Москва. Акт о списании имущества. Утверждается заместителем директора Мос-ковского завода «Электроника» Ивановым А.В. 13.01.2007. Основание: приказ ди-ректора завода от 05.01.2007 № 4 «О проведении инвентаризации». Комиссия: председатель – начальник отдела снабжения А.И.Петров. Члены комиссии: инже-нер завода В.Н.Беляев, заведующий складом К.С.Сидоров.
В период с 08.01.2007 по 10.01.2007 была проведена работа по установлению не-пригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за не-пригодности к дальнейшему использованию. Акт составлен в двух экз.: 1-й экз. – в отдел снабжения; 2-й экз. –
в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3 л. в 2 экз.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

2. Оформите акт, используя следующие данные:
Министерство легкой промышленности, швейная фабрика «Москвичка» (Москва). Акт составляется на основании приказа директора швейной фабрики комиссией в составе: председателя — зам. директора С.Н. Завьялова и членов комиссии: зам. главного бухгалтера П.М. Зайцева, ст. бухгалтера З.А. Васильевой, бухгалтера О.И. Максимовой, бухгалтера А.С. Смирнова.
05.02.2014 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 05.02.2014. В результате проведенной ревизии установлено:
1. Остаток наличных денег согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 355 238 руб.
2. Фактически остаток наличных денег в кассе составляет 155 183 руб. Недос-тача наличных денег в кассе — 200 100 руб.
3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Харитоно-вой В.И.
Составлен в 3-х экз.: 1-экз. — в дело 05-11, 2-экз. — директору предприятия, 3-экз. — главному бухгалтеру
Приложение: объяснительная записка кассира Харитоновой В.И. на 1 л. в 1 экз.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Контрольные вопросы:
1. В каких случаях оформляется акт?
2. Перечислите реквизиты акта.
3. Кто подписывает акт?
4. Из каких частей состоит текст акта?
5. Что указывается во вводной части акта?

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 6
ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ, ДОКЛАДНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Цель работы: приобретение навыков в оформлении служебных, докладных и объяснительных записок.

В результате выполнения практической работы студенты должны:
 знать особенности составления служебных, докладных, объяснительных за-писок;
 уметь оформлять перечисленные документы.

Задания:
1. Напишите от своего имени объяснительную записку об опоздании на работу.

2. Оформите докладную записку, используя следующие данные:
Заведующему отделом образования Ивановой В.Н. О подготовке школы № 12 к 01.09.2007.
По поручению В.Н. Ивановой была проверена проверка подготовки школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответст-вующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методиче-скими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована.
Инспектор отдела образования А.Н.Петров.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

3. Оформите служебную записку, используя следующие данные:
Начальнику службы охраны Д.В. Еремину от начальника административно-хозяйственного отдела А.С. Антипова.
В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться работы, связан-ные с сервисным обслуживанием кондиционеров. Для выполнения указанных работ необходимо разрешить доступ в офис компании ООО «АэроВент» следующих сотрудников: Королева Р.Н., Машкова Г.С.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Контрольные вопросы:
1. Перечислите реквизиты объяснительной записки.
2. В чем состоит отличие докладной записки от служебной записки?
3. Какие существуют виды докладной записки?
4. Кто подписывает служебную записку?

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 7
СОСТАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Цель работы: приобретение навыков в оформлении деловых писем.

В результате выполнения практической работы студенты должны:
 знать особенности делового стиля;
 знать реквизиты деловых писем;
 уметь оформлять различные виды деловых писем.

Задания:
1. Оформите письмо-приглашение, используя следующие данные:
ЗАО «Карьера», ул. Семеновская, 35, офис 32, Москва, 120285, тел. (495) 769-82-19, факс (495) 769-37-14, ОКПО 12345966 ОГРН 1988544325666 ИНН/КПП 38884432399/1199992999 (директор П.П. Ванин).
Адресат: ОАО «НОРМА», руководителю службы безопасности М.И. Клочкову.
М.И. Клочкова приглашают принять участие в семинаре «Технологические и пра-вовые аспекты защиты коммерческой информации», который состоится 15 апреля этого года в центральном офисе компании (схема проезда прилагается).
Справки по телефону 769-27-44.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

2. Оформите письмо-напоминание, используя следующие данные:
ЗАО «Медиа-К», 100103, Таганрог, ул. Комсомольская, 45, тел. 44-56-34, факс 44-56-33, ОКПО 72384488, ОГРН 1023944857444, ИНН/КПП 3345888432/5543230000 (Коммерческий директор В.С. Широков).
Адресат: АО «Комплект» директору В.И. Рыбину.
Организация напоминает о необходимости рассмотреть возможность участия предприятия в производстве сельскохозяйственной техники. При положительном решении данного вопроса необходимо направить в адрес организации соответст-вующую заявку. Срок предоставления заявки истекает 15 июня этого года. Если заявка не будет отправлена, АО «Комплект» не сможет принять участия в тендере, проводимом организацией.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

3. Оформите письмо-подтверждение, используя следующие данные:
НИИ «Прометей», 123400, Воронеж, пр. Жукова, 12, тел. 23-34-46, факс 23-56-46 (заместитель генерального директора А.Н. Бобрышев).
Адресат: Институт точных приборов (директор института А.В. Шевелев).
Дата: 30.05.2007, № 87-30.
Ссылка на № 0543/131 от 23.05.2007.
Организация подтверждает оплату партии оборудования для лаборатории № 4, ко-торая была произведена в день поступления товара. Для подтверждения оплаты высылается копия платежного поручения от 27.03.2007 № 245, которая прилагает-ся на 1 л. в 1 экз.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Контрольные вопросы:
1. Какие существуют виды писем?
2. Перечислите требования, предъявляемые к стилю делового письма.
3. Перечислите реквизиты делового письма.
4. Какова структура делового письма?
5. Назовите составные части адресата.
6. Назовите составные части юридического адреса автора письма.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.: КноРус, 2010.
2. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обес-печение управления): учебник. – Ростов н/Д: Феникс, 2010.
3. Басаков М.М. Делопроизводство. Конспект лекций. – Ростов н/Д: Феникс, 2011.
4. Волков К.А., Приходько А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПбГАСУ. – СПб., 2009.
5. Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы. Современные требова-ния к оформлению: Учеб.-справочное пособие. – М.: РГГУ, 2010.
6. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2012.
7. Демин Ю.М. Деловая переписка. – М.: Бератор-Пресс, 2008.
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2011.
9. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. – М.: Изда-тельско-торговая корпорация «Дашков и К», 2011.
10. Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: справочник. – СПб.: «Издатель-ский дом Герда», 2005.
11. Ларин М.В., Соколова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомен-дации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: ОФИС-МАСТЕР, 2007.
12. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. пособие для уч. нач. проф. учеб. за-ведений. – М.: Изд. центр «Академия», 2007.
13. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с коммент. – М.: Омега-Л, 2006.
14. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). – М.: ПРИОР, 2006.
15. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005.
16. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управ-ления: учеб. пособие. – М.: Издательство РИОР, 2009.
17. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Издательский дом «Академия», 2011.
18. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. – М.: ОФИС-МАСТЕР, 2007.
19. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2012.
20. Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо. – М.: ГроссМедиа Ферлаг: РОСБУХ, 2009.
21. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2011.
22. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. – М.: Мастерство, 2012.
23. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2010.
24. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. – М.: «ПРИОР», 2008.
25. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Требования к оформлению документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД». – М., 2008.
26. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004.
27. Янковая В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управленческих документов: учеб. пособие для учащ. учреждений нач. проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2011.

Ответить

Ваш email нигде не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *

Вы можете использовать HTML теги и атрибуты <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>